Làm thế nào để vận hành tòa nhà chung cư?

Quy trình vận hành quản lý chung cư bao gồm các nhiệm vụ không thể thiếu:

1. Quản lý khách hàng, cư dân

Các tòa nhà đều có lượng khách ra vào lớn với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, đó có thể là khách thuê nhà, khách mua nhà, khách thuê văn phòng… Ban quản lý tòa nhà cần có giải pháp quản lý, kiểm soát khách hàng.

Quản lý khách hàng bao gồm những công việc:

• Quản lý khách hàng ra vào tòa nhà

• Đánh giá sự hài lòng của khách hàng

• Xử lý khiếu nại của khách hàng

• Đảm bảo an ninh, an toàn của khách hàng

• Đảm bảo tài sản của khách hàng

• Quản lý thái độ của nhân viên với khách hàng

An ninh toà nhà là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới quyết định lựa chọn của khách hàng. Đội ngũ an ninh giúp bảo vệ tài sản, ngăn ngừa những tác động xấu từ bên ngoài ảnh hưởng đến cư dân chung cư.

Đơn vị quản lý an ninh tòa nhà

Quản lý công tác an ninh bao gồm những nội quy và quy định về an ninh, quy trình kiểm soát và xử lý an ninh:

• Khảo sát,nghiên cứu toàn bộ cấu trúc tòa nhà

• Nội quy về phòng cháy, chữa cháy

• Các đề xuất bảo vệ anh ninh, bố trí nhân viên bảo vệ

• Xây dựng các phương án dự phòng giải quyết sự cố

• Đưa ra quy trình kiểm soát, trông giữ xe.

3. Quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật bao gồm quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà. Các hệ thống này bao gồm: hệ thống thông tin liên lạc, cấp thoát nước, thang máy, thông gió, điện tòa nhà…

Đơn vị vận hành hệ thống kỹ thuật

Đảm bảo vận hành an toàn, liên tục. Đơn vị vận hành kỹ thuật toà nhà luôn phải kiểm tra toàn bộ hệ thống thiết bị. Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố xảy ra. 

Và đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh. Giúp hạn chế những sự cố phát sinh, hệ thống tòa nhà luôn được hoạt động ổn định, đảm bảo an toàn.

4. Quản lý vệ sinh tòa nhà

Các tòa nhà luôn có số lượng lớn người qua lại nên việc vệ sinh duy trì là yếu tố vô cùng quan trọng. Ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các kế hoạch vệ sinh bao gồm khu vực ở, khu nhà xe, thang máy, cảnh quan xung quanh tòa nhà…

Ngoài ra, còn phải đưa ra các quy định xử lý rác thải để đảm bảo vệ sinh tòa nhà luôn được sạch sẽ. Vệ sinh tòa nhà là một vấn đề thiết yếu trong quy trình vận hành tòa nhà nên luôn phải được triển khai thực hiện hằng ngày.

Quản lý vệ sinh tòa nhà

Quy trình quản lý vệ sinh thực hiện qua các công việc: khảo sát cụ thể các hạng mục vệ sinh của tòa nhà, đánh giá và lên kế hoạch vệ sinh từng hạng mục. 

Từ đó triển khai công tác theo kế hoạch đã được lên và xây dựng thêm các phương án hỗ trợ đảm bảo hiệu quả công việc.

5. Quản lý tài chính tòa nhà

Quản lý tài chính tòa nhà

Các hoạt động tài chính của tòa nhà cần được hợp lý, công khai nhất là nhờ công tác quản lý tài chính tòa nhà. Bao gồm các khoản phí dịch vụ, phí trong giữ xe… Các công việc quản lý tài chính cần phải làm:

• Triển khai công việc quản lý tài chính cần xây dựng

• Triển khai thu tài chính và chi quỹ tiền mặt, báo cáo kế hoạch thu chi định kỳ

• Lên kế hoạch chi tiết để phối hợp với các bộ phận đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình vận hành tòa nhà giúp chủ đầu tư quản lý, vận hành tòa nhà một cách dễ dàng, kiểm tra được tất cả mọi hoạt động trong chung cư.