Danh mục quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn bao gồm những gì? Bài viết này sẽ “bật mí” những danh mục quan trọng mà ban quản lý vận hành nhà chung cư cần quan tâm.

Danh mục quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn

Quản lý vận hành tòa nhà không hề đơn giản mà cần phải có một quy chuẩn nhất định, từ hồ sơ cho đến công việc thực hiện:

Danh mục quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng liên quan

Gồm có:

Quy trình triển khai hợp đồng thuê cùng các biểu mẫu

• Biên bản bàn giao tài sản, mặt bằng, trang thiết bị.
• Biên bản kiểm tra sửa chữa nội ngoại thất.
• Biên bản triển khai quy định tòa nhà.
• Các dịch vụ kèm theo quy định hợp đồng thuê nhà.

Tham khảo:>> 

Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư 4.⓿ Ưu đãi lớn #2024

Quy trình quản lý thực hiên hợp đồng thuê cùng các biểu mẫu

• Công văn, thông báo các loại.
• Phụ lục hợp đồng điều chỉnh và thực hiện hiệu lực hợp đồng cho thuê.
• Kế hoạch gia hạn hợp đồng thuê.
• Kế hoạch thanh lý hợp đồng thuê.
• Sổ theo dõi thông tin khách hàng.

Quản lý hợp đồng khác

• Quản lý hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Quản lý hợp đồng thầu phụ.

Danh mục quản lý chăm sóc khách hàng

Bao gồm:

Quy định quản lý, sử dụng phòng họp và các biểu mẫu

• Sổ theo dõi phòng họp + các biểu mẫu.
• Xử lý công văn và bưu phẩm đến.

Quy định đánh giá của khách hàng và các biểu mẫu

• Phiếu thu thập ý kiến khách hàng.
• Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc khách hàng.
• Phiểu tổng hợp ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ (nhà ở, hệ thống nước, điện,…).
• Hội nghị khách hàng thường niên.

Ngoài các quy định trên, ban quản lý tòa nhà cần phải cung cấp các quy định

• Trang trí, quảng cáo, marketing của khách hàng.
• An toàn, an ninh của khách hàng trong phạm vi tòa nhà.
• Quản lý vệ sinh của khách hàng.
• Quản lý tài sản của khách hàng.
• Bảo dưỡng, sửa chữa cho căn hộ của khách hàng.
• Hình thức, thái độ, tác phong của nhân viên.
• Quản lý thiết bị, dịch vụ tòa nhà.

Danh mục quản lý an ninh tòa nhà

Bao gồm:

Nội quy PCCC tòa nhà và các biểu mẫu

• Phương án cứu hộ, PCCC, sơ tán người và tài sản.
• Diễn tập PCCC và có sự tham gia của Cảnh sát PCCC theo định kỳ.
• Hướng dẫn sử dụng bình PCCC.
• Danh mục dụng cụ PCCC.
• Biên bản tự kiểm tra hệ thống PCCC.

Tham khảo:>> 

Hệ thống PCCC bao gồm những thiết bị gì?

Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu

• Kế hoạch tuần tra an ninh, tài sản tòa nhà.
• Sổ ghi nhật ký theo dõi khách đến giao dịch.
• Báo cáo và xử lý vi phạm,…

Quy định huấn luyện về an toàn, PCCC và biểu mẫu

• Kế hoạch huẩn luyện an toàn hàng năm.
• Chương trình huấn luyện.
• Danh sách nhân viên được huấn luyện.
• Các đơn vị cử đại diện phối hợp huấn luyện hàng năm.

Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hóa và các biểu mẫu

• Sổ ra vào theo dõi hàng hóa ra cổng và vào tòa nhà.
• Sổ nhật ký theo dõi tài sản.
• Sổ nhật ký ghi nhận sự việc qua hình ảnh Camera.
• Kiểm tra và giám sát nhà thầu nội thất khách hàng thuê.

Quy trình kiểm soát khách trong tòa nhà, khách đến giao dịch, nhân viên và các biểu mẫu

• Sổ theo dõi khách ra vào cổng.
• Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.
• Sổ đăng ký giao dịch trong tòa nhà tại quầy tiếp tân.

Nội qui bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu

• Báo cáo tình hình an ninh theo qui định.
• Biên bản ghi nhận sự việc, xử lý vi phạm.
• Nhật ký tuần tra an ninh theo qui định.

Quy trình xử lý sự cố bảo vệ và các biểu mẫu

• Quy trình kiểm tra trang thiết bị PCCC toà nhà.
• Quy trình sử dụng trang thiết bị PCCC.
• Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà.
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào tòa nhà.
• Quy trình kiểm soát khách ra vào tòa nhà và nhân viên nội bộ.
• Quy trình xử lý sự cố từng hạng mục liên quan đến trách nhiệm bảo vệ được xây dựng trong phương án quản lý.
• Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
• Quy trình cứu hộ cứu nạn.

Bên cạnh đó, trong danh mục quản lý an ninh tòa nhà, ban quản lý cần phải cung cấp các biểu mẫu và có những hành động sau:

• Phương án phối hợp xứ lý phòng cháy chữa cháy toà nhà.
• Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
• Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
• Quy trình xử lý sự cố thang máy và cứu hộ.
• Quy trình xử lý mất điện trong tòa nhà.
• Quy trình xử lý an ninh phạm vi tòa nhà.
• Quy trình xử lý bảo vệ tài sản và bãi giữ xe.
• Quy trình phối hợp với chính quyền địa phương.

Danh mục quản lý kỹ thuật

Bao gồm quy trình và các biểu mẫu:

• Vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật.
• Hệ thống kết cấu, xây dựng.
• Hệ thống điện (trạm biến áp, tủ điện trung thế, tủ điện tổng, tủ điện tầng…).
• Hệ thống máy phát.
• Hệ thống điều hòa không khí, thông gió.
• Hệ thống thang máy.
• Hệ thống cấp thoát nước, xử lý nước thải và khí thải.
• Hệ thống quản lý tòa nhà (BMS).
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy.
• Hệ thống kiểm soát an ninh.
• Hệ thống lau kính tòa nhà (gondola).
• Hệ thống chiếu sang, biển hiệu.
• Hệ thống thiết bị bếp, kho gas trung tâm (nếu có).
• Các tiện ích gia tăng (bể bơi, phòng tập, phòng họp…).
• Kiểm toán, lưu trữ hồ sơ về các hạng mục kỹ thuật tòa nhà.
• Kế hoạch vận hành và bảo dưỡng các hệ thống theo khuyến cáo của nhà sản xuất và thực tế vận hành.
• Thực hiện nghiêm ngặt kế hoạch vận hành.
• Giám sát công tác bảo trì hệ thống của nhà thầu phụ.
• Kiểm tra thay thế thiết bị định kỳ theo các cấp độ tiêu chuẩn của hãng cung cấp.
• Sửa chữa, thay thế mới theo yêu cầu.
• Thiết lập phương án phản ứng với các sự cố bất khả kháng.

Tham khảo:>> 

Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà. #Hiệu quả từ【A - Z】

Ngoài những danh mục trên, danh mục quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn còn có:

• Quản lý đơn vị nhà thầu.
• Giám sát tòa nhà.
• Mô tả công việc.
• Quản lý chi phí vận hành tòa nhà.
• Quản lý thu chi điện nước tòa nhà.
• Chăm sóc khách hàng.
• Tài chính quản lý vận hành.

Read more…

Phân bổ chi phí vận hành tòa nhà ra sao sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ vận hành hiệu quả của tòa nhà. Bởi vậy mà tùy theo quy mô cũng như từng loại hình dự án tòa nhà, ban quản lý cần phải có giải pháp phân bổ chi phí vận hành tòa nhà sao cho phù hợp, đảm bảo các hạng mục vận hành đều có đầy đủ chi phí hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.

Vậy làm thế nào để phân bổ chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả? Làm sao để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm nhất? Cùng chúng tôi tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Phân bổ chi phí vận hành tòa nhà phù hợp với từng hạng mục ra sao?

Chi phí vận hành tòa nhà là các khoản kinh phí sẽ phải được dùng để duy trì những hoạt động vận hành bình thường trong tòa nhà, đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định và tốt nhất. Trong đó các hạng mục chi phí vận hành cũng được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật, bởi vậy chủ đầu tư hay đơn vị quản lý vận hành cần phải có biện pháp phân bổ chi phí vận hành khoa học để duy trì hoạt động tòa nhà tốt nhất.

+ Phân bổ chi phí cho nhân sự vận hành tòa nhà

Một trong các khoản chi phí vận hành tòa nhà cần phân bổ chính là chi phí dành cho nhân sự, tức là đơn vị vận hành phải tính toán chi phí lương thưởng cho các bộ phận thuộc ban quản lý tòa nhà như kỹ thuật, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,….Cùng với các nhà thầu cung cấp dịch vụ trong tòa nhà. Những chi phí cho nhân sự bao gồm cả tiền lương thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cũng như chi phí đào tạo nhân sự, phí tuyển dụng và thử việc cùng các khoản chi phí khác dùng cho nhân sự trong tòa nhà.

+ Phân bổ chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài

Bên cạnh chi phí vận hành tòa nhà được phân bổ trả cho nhân sự, chủ đầu tư và đơn vị vận hành tòa nhà cũng cần tính toán tới các khoản chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài phục vụ vận hành trong tòa nhà. Đây là các khoản chi phí cần chi trả cho các dịch vụ chiếu sáng công cộng, nước tưới cây, rửa đường hay vệ sinh khu vực công cộng, diệt côn trùng, chăm sóc cảnh quan sân vườn, phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm cùng chi phí kiểm định các hệ thống trong tòa nhà.

+ Chi phí vật tư tiêu hao trong tòa nhà

Một khoản chi phí vận hành tòa nhà khác mà ban quản lý tòa nhà cần phải tính toán cẩn thận nữa là chi phí cho các vật tư tiêu hao được sử dụng trong tòa nhà. Đây là khoản chi phí dùng để sửa chữa hay thay thế các thiết bị kỹ thuật hư hao, chi phí cho vật tư hóa chất vệ sinh, hóa chất phục vụ cho hệ thống bể bơi, xử lý nước thải,… được dùng trong quá trình vận hành tòa nhà.

+ Phân bổ chi phí năng lượng trong tòa nhà

Những chi phí cho năng lượng để hoạt động trong tòa nhà cũng là khoản chi phí cần ban quản lý phải cân đối. Các khoản chi phí cho điện năng, nhiệt năng dùng trong vận hành tòa nhà hàng năm được xem là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các phần chi phí vận hành tòa nhà mà ban quản lý nên cân nhắc và phân bổ cẩn thận.

Bởi vậy khi quản lý vận hành, ban quản lý cũng cần tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm năng lượng trong tòa nhà để tối ưu hóa và tiết kiệm chi phí năng lược tối đa nhất. Điều này đòi hỏi ban quản lý cần thường xuyên kiểm tra và bảo hành bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà, giảm thiểu tình trạng thiết bị xuống cấp dẫn tới tiêu hao năng lượng lãng phí trong quá trình sử dụng.

Làm sao để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm?

Để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm, công ty quản lý vận hành tòa nhà cần phải tối ưu hóa bộ máy quản vận hành tòa nhà chặt chẽ và ưu việt nhất. Trong đó có một số chú ý mà ban quản lý cần ghi nhớ như:

+ Chú trọng nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật tòa nhà để tối ưu chi phí năng lượng sử dụng trong tòa nhà, giảm thiểu áp lực lên chi phí vận hành tòa nhà. Đồng thời, việc nâng cấp cơ sở vật chất còn nâng cao chất lượng tòa nhà và tăng uy tín thương hiệu tòa nhà tốt nhất.

+ Quản lý chặt chẽ nhu cầu sử dụng năng lượng của cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà, từ đó tối ưu sử dụng năng lượng tòa nhà và góp phần giảm thiểu chi phí vận hành chung trong tòa nhà.

+ Sử dụng hệ thống tiết kiệm năng lượng, điều chỉnh công suất hoạt động của hệ thống kỹ thuật sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế, xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tòa nhà hợp lý.

+ Ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành, thắt chặt kiểm soát chi phí vận hành tòa nhà chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả hơn.

Hiện nay, để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm và chặt chẽ, hầu hết các chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành hiện nay đã lựa chọn sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà như Building Care để tăng cường quản lý chi phí vận hành tòa nhà, tối ưu được chi phí vận hành và đảm bảo lợi nhuận cho dự án tòa nhà.

Read more…

 Quản lý khu đô thị là công việc đòi chuyên môn, kinh nghiệm nhằm thực hiện vận hành giúp nâng cao chất lượng đời sống của cư dân trong khu đô thị. Cùng chúng tôi  tìm hiểu chi tiết công việc và vai trò của việc quản lý khu đô thị trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý khu đô thị là gì?

Quản lý khu đô thị là một trong các công tác được chủ đầu tư quan tâm hàng đầu. Đây là việc giúp nâng cao chất lượng trải nghiệm đời sống của cư dân. Đồng thời giúp tăng cường giá trị bất động sản cho chủ đầu tư.

Quản lý khu đô thị là gì?

Các hạng mục được quản lý trong khu đô thị:

• Công trình xã hội: trường học, bệnh viên, công viên, nhà chung,…
• Hạ tầng kỹ thuật: Đường xá, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điện, internet, trang thiết bị an ninh – pccc,…

2. Quản lý khu đô thị gồm những công việc gì?

 – Quản lý hành chính: gồm các khoản tài chính thu – chi liên quan đến vận hành khu đô thị. Bộ phận tài chính sẽ tổ chức các hoạt động văn hóa cộng đồng, chăm sóc cư dân,… qua đó nâng cao chất lượng đời sống tinh thần của cư dân.

Quản lý hành chính khu đô thị

 – Quản lý cơ sở hạ tầng: gồm các hoạt động đánh giá, kiểm định chất lượng vật tư, chất lượng thi công các công trình trong khu đô thị (đường xá, hệ thống đèn điện, nhà ở,…) Đồng thời các hoạt động như bảo trì, bảo dưỡng các hạng mục này cũng là một phần trong hoạt động quản lý cơ sở hạ tầng.

Quản lý cơ sở hạ tầng khu đô thị

 – Quản lý an ninh: đảm bảo an toàn cho khu đô thị. Các hoạt động quản lý hệ thống an ninh cần được tổ chức thường xuyên (tuần tra, giám sát, quản lý ra vào khu đô thị, pccc, tổ chức các buổi diễn tập, an toàn cháy nổ,…

tập huấn cháy nổ, pccc

 – Quản lý vệ sinh: bao gồm các hoạt động dọn dẹp vệ sinh hàng ngày, phân loại xử lý rác thải theo quy định. Góp phần giữ gìn vệ sinh chung giúp môi trường sống của cư dân, hệ thống cấp thoát nước, xử lý rác thải, cảnh quan,… được xử lý và bảo dưỡng định kỳ.

Vệ sinh hàng ngày

Tham khảo: >> “Bật mí” quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả 2024

Tham khảo:>> Chuyển Đổi Số Tòa Nhà 2024: Việc cấp thiết Ban Quản Lý phải ưu tiên hàng đầu

3. Tại sao nên sử dụng dịch vụ quản lý khu đô thị chuyên nghiệp?

Hoạt động quản lý khu đô thị có vai trò quan trọng không chỉ đối với chủ đầu tư mà còn với cả cư dân sinh sống tại đó.

Sự phát triển của các khu đô thị đã làm gia tăng nhu cầu quản lý khu đô thị của các chủ đầu tư. Đặc biệt là đối với các khu đô thị hạng sang, những tiêu chuẩn về chất lượng phục vụ đòi hỏi khắt khe hơn.

Tăng giá trị khu đô thị

Chính vì vậy mà thúc đẩy các chủ đầu tư tìm đến các đơn vị quản lý vận hành khu đô thị chuyên nghiệp. Các đơn vị quản lý tòa nhà sẽ góp phần nâng cao chất lượng dự án, kéo dài tuổi thọ của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng khu đô thị. Đáp ứng nhu cầu đảm bảo lợi ích của cư dân.

Tham khảo:>>  Top #5 Công ty quản lý vận hành tòa nhà UY TÍN tại Hà Nội

Bên cạnh đó, quản lý khu đô thị là cầu nối giúp gắn kết giữa cư dân với chủ đầu tư, xây dựng mối quan hệ, khẳng định uy tín của chủ đầu tư trong lòng cư dân sinh sống trong khu đô thị. Tạo tiền đề cho sự phát triển các dự án bất động sản khác của chủ đầu tư.

Read more…