Phân bổ chi phí vận hành tòa nhà sao cho hiệu quả?

Phân bổ chi phí vận hành tòa nhà ra sao sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ vận hành hiệu quả của tòa nhà. Bởi vậy mà tùy theo quy mô cũng như từng loại hình dự án tòa nhà, ban quản lý cần phải có giải pháp phân bổ chi phí vận hành tòa nhà sao cho phù hợp, đảm bảo các hạng mục vận hành đều có đầy đủ chi phí hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.

Vậy làm thế nào để phân bổ chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả? Làm sao để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm nhất? Cùng chúng tôi tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Phân bổ chi phí vận hành tòa nhà phù hợp với từng hạng mục ra sao?

Chi phí vận hành tòa nhà là các khoản kinh phí sẽ phải được dùng để duy trì những hoạt động vận hành bình thường trong tòa nhà, đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định và tốt nhất. Trong đó các hạng mục chi phí vận hành cũng được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật, bởi vậy chủ đầu tư hay đơn vị quản lý vận hành cần phải có biện pháp phân bổ chi phí vận hành khoa học để duy trì hoạt động tòa nhà tốt nhất.

+ Phân bổ chi phí cho nhân sự vận hành tòa nhà

Một trong các khoản chi phí vận hành tòa nhà cần phân bổ chính là chi phí dành cho nhân sự, tức là đơn vị vận hành phải tính toán chi phí lương thưởng cho các bộ phận thuộc ban quản lý tòa nhà như kỹ thuật, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,….Cùng với các nhà thầu cung cấp dịch vụ trong tòa nhà. Những chi phí cho nhân sự bao gồm cả tiền lương thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cũng như chi phí đào tạo nhân sự, phí tuyển dụng và thử việc cùng các khoản chi phí khác dùng cho nhân sự trong tòa nhà.

+ Phân bổ chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài

Bên cạnh chi phí vận hành tòa nhà được phân bổ trả cho nhân sự, chủ đầu tư và đơn vị vận hành tòa nhà cũng cần tính toán tới các khoản chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài phục vụ vận hành trong tòa nhà. Đây là các khoản chi phí cần chi trả cho các dịch vụ chiếu sáng công cộng, nước tưới cây, rửa đường hay vệ sinh khu vực công cộng, diệt côn trùng, chăm sóc cảnh quan sân vườn, phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm cùng chi phí kiểm định các hệ thống trong tòa nhà.

+ Chi phí vật tư tiêu hao trong tòa nhà

Một khoản chi phí vận hành tòa nhà khác mà ban quản lý tòa nhà cần phải tính toán cẩn thận nữa là chi phí cho các vật tư tiêu hao được sử dụng trong tòa nhà. Đây là khoản chi phí dùng để sửa chữa hay thay thế các thiết bị kỹ thuật hư hao, chi phí cho vật tư hóa chất vệ sinh, hóa chất phục vụ cho hệ thống bể bơi, xử lý nước thải,… được dùng trong quá trình vận hành tòa nhà.

+ Phân bổ chi phí năng lượng trong tòa nhà

Những chi phí cho năng lượng để hoạt động trong tòa nhà cũng là khoản chi phí cần ban quản lý phải cân đối. Các khoản chi phí cho điện năng, nhiệt năng dùng trong vận hành tòa nhà hàng năm được xem là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các phần chi phí vận hành tòa nhà mà ban quản lý nên cân nhắc và phân bổ cẩn thận.

Bởi vậy khi quản lý vận hành, ban quản lý cũng cần tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm năng lượng trong tòa nhà để tối ưu hóa và tiết kiệm chi phí năng lược tối đa nhất. Điều này đòi hỏi ban quản lý cần thường xuyên kiểm tra và bảo hành bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà, giảm thiểu tình trạng thiết bị xuống cấp dẫn tới tiêu hao năng lượng lãng phí trong quá trình sử dụng.

Làm sao để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm?

Để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm, công ty quản lý vận hành tòa nhà cần phải tối ưu hóa bộ máy quản vận hành tòa nhà chặt chẽ và ưu việt nhất. Trong đó có một số chú ý mà ban quản lý cần ghi nhớ như:

+ Chú trọng nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật tòa nhà để tối ưu chi phí năng lượng sử dụng trong tòa nhà, giảm thiểu áp lực lên chi phí vận hành tòa nhà. Đồng thời, việc nâng cấp cơ sở vật chất còn nâng cao chất lượng tòa nhà và tăng uy tín thương hiệu tòa nhà tốt nhất.

+ Quản lý chặt chẽ nhu cầu sử dụng năng lượng của cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà, từ đó tối ưu sử dụng năng lượng tòa nhà và góp phần giảm thiểu chi phí vận hành chung trong tòa nhà.

+ Sử dụng hệ thống tiết kiệm năng lượng, điều chỉnh công suất hoạt động của hệ thống kỹ thuật sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế, xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tòa nhà hợp lý.

+ Ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành, thắt chặt kiểm soát chi phí vận hành tòa nhà chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả hơn.

Hiện nay, để quản lý chi phí vận hành tòa nhà tiết kiệm và chặt chẽ, hầu hết các chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành hiện nay đã lựa chọn sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà như Building Care để tăng cường quản lý chi phí vận hành tòa nhà, tối ưu được chi phí vận hành và đảm bảo lợi nhuận cho dự án tòa nhà.