Danh mục quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn

 Danh mục quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn bao gồm những gì? Bài viết này sẽ “bật mí” những danh mục quan trọng mà ban quản lý vận hành nhà chung cư cần quan tâm.

Danh mục quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn

Quản lý vận hành tòa nhà không hề đơn giản mà cần phải có một quy chuẩn nhất định, từ hồ sơ cho đến công việc thực hiện:

Danh mục quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng liên quan

Gồm có:

Quy trình triển khai hợp đồng thuê cùng các biểu mẫu

• Biên bản bàn giao tài sản, mặt bằng, trang thiết bị.
• Biên bản kiểm tra sửa chữa nội ngoại thất.
• Biên bản triển khai quy định tòa nhà.
• Các dịch vụ kèm theo quy định hợp đồng thuê nhà.

Quy trình quản lý thực hiên hợp đồng thuê cùng các biểu mẫu

• Công văn, thông báo các loại.
• Phụ lục hợp đồng điều chỉnh và thực hiện hiệu lực hợp đồng cho thuê.
• Kế hoạch gia hạn hợp đồng thuê.
• Kế hoạch thanh lý hợp đồng thuê.
• Sổ theo dõi thông tin khách hàng.

Quản lý hợp đồng khác

• Quản lý hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Quản lý hợp đồng thầu phụ.

Danh mục quản lý chăm sóc khách hàng

Bao gồm:

Quy định quản lý, sử dụng phòng họp và các biểu mẫu

• Sổ theo dõi phòng họp + các biểu mẫu.
• Xử lý công văn và bưu phẩm đến.

Quy định đánh giá của khách hàng và các biểu mẫu

• Phiếu thu thập ý kiến khách hàng.
• Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc khách hàng.
• Phiểu tổng hợp ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ (nhà ở, hệ thống nước, điện,…).
• Hội nghị khách hàng thường niên.

Ngoài các quy định trên, ban quản lý tòa nhà cần phải cung cấp các quy định

• Trang trí, quảng cáo, marketing của khách hàng.
• An toàn, an ninh của khách hàng trong phạm vi tòa nhà.
• Quản lý vệ sinh của khách hàng.
• Quản lý tài sản của khách hàng.
• Bảo dưỡng, sửa chữa cho căn hộ của khách hàng.
• Hình thức, thái độ, tác phong của nhân viên.
• Quản lý thiết bị, dịch vụ tòa nhà.

Danh mục quản lý an ninh tòa nhà

Bao gồm:

Nội quy PCCC tòa nhà và các biểu mẫu

• Phương án cứu hộ, PCCC, sơ tán người và tài sản.
• Diễn tập PCCC và có sự tham gia của Cảnh sát PCCC theo định kỳ.
• Hướng dẫn sử dụng bình PCCC.
• Danh mục dụng cụ PCCC.
• Biên bản tự kiểm tra hệ thống PCCC.

Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu

• Kế hoạch tuần tra an ninh, tài sản tòa nhà.
• Sổ ghi nhật ký theo dõi khách đến giao dịch.
• Báo cáo và xử lý vi phạm,…

Quy định huấn luyện về an toàn, PCCC và biểu mẫu

• Kế hoạch huẩn luyện an toàn hàng năm.
• Chương trình huấn luyện.
• Danh sách nhân viên được huấn luyện.
• Các đơn vị cử đại diện phối hợp huấn luyện hàng năm.

Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hóa và các biểu mẫu

• Sổ ra vào theo dõi hàng hóa ra cổng và vào tòa nhà.
• Sổ nhật ký theo dõi tài sản.
• Sổ nhật ký ghi nhận sự việc qua hình ảnh Camera.
• Kiểm tra và giám sát nhà thầu nội thất khách hàng thuê.

Quy trình kiểm soát khách trong tòa nhà, khách đến giao dịch, nhân viên và các biểu mẫu

• Sổ theo dõi khách ra vào cổng.
• Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.
• Sổ đăng ký giao dịch trong tòa nhà tại quầy tiếp tân.

Nội qui bộ phận bảo vệ và các biểu mẫu

• Báo cáo tình hình an ninh theo qui định.
• Biên bản ghi nhận sự việc, xử lý vi phạm.
• Nhật ký tuần tra an ninh theo qui định.

Quy trình xử lý sự cố bảo vệ và các biểu mẫu

• Quy trình kiểm tra trang thiết bị PCCC toà nhà.
• Quy trình sử dụng trang thiết bị PCCC.
• Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà.
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào tòa nhà.
• Quy trình kiểm soát khách ra vào tòa nhà và nhân viên nội bộ.
• Quy trình xử lý sự cố từng hạng mục liên quan đến trách nhiệm bảo vệ được xây dựng trong phương án quản lý.
• Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
• Quy trình cứu hộ cứu nạn.

Bên cạnh đó, trong danh mục quản lý an ninh tòa nhà, ban quản lý cần phải cung cấp các biểu mẫu và có những hành động sau:

• Phương án phối hợp xứ lý phòng cháy chữa cháy toà nhà.
• Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
• Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
• Quy trình xử lý sự cố thang máy và cứu hộ.
• Quy trình xử lý mất điện trong tòa nhà.
• Quy trình xử lý an ninh phạm vi tòa nhà.
• Quy trình xử lý bảo vệ tài sản và bãi giữ xe.
• Quy trình phối hợp với chính quyền địa phương.

Danh mục quản lý kỹ thuật

Bao gồm quy trình và các biểu mẫu:

• Vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật.
• Hệ thống kết cấu, xây dựng.
• Hệ thống điện (trạm biến áp, tủ điện trung thế, tủ điện tổng, tủ điện tầng…).
• Hệ thống máy phát.
• Hệ thống điều hòa không khí, thông gió.
• Hệ thống thang máy.
• Hệ thống cấp thoát nước, xử lý nước thải và khí thải.
• Hệ thống quản lý tòa nhà (BMS).
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy.
• Hệ thống kiểm soát an ninh.
• Hệ thống lau kính tòa nhà (gondola).
• Hệ thống chiếu sang, biển hiệu.
• Hệ thống thiết bị bếp, kho gas trung tâm (nếu có).
• Các tiện ích gia tăng (bể bơi, phòng tập, phòng họp…).
• Kiểm toán, lưu trữ hồ sơ về các hạng mục kỹ thuật tòa nhà.
• Kế hoạch vận hành và bảo dưỡng các hệ thống theo khuyến cáo của nhà sản xuất và thực tế vận hành.
• Thực hiện nghiêm ngặt kế hoạch vận hành.
• Giám sát công tác bảo trì hệ thống của nhà thầu phụ.
• Kiểm tra thay thế thiết bị định kỳ theo các cấp độ tiêu chuẩn của hãng cung cấp.
• Sửa chữa, thay thế mới theo yêu cầu.
• Thiết lập phương án phản ứng với các sự cố bất khả kháng.

Ngoài những danh mục trên, danh mục quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn còn có:

• Quản lý đơn vị nhà thầu.
• Giám sát tòa nhà.
• Mô tả công việc.
• Quản lý chi phí vận hành tòa nhà.
• Quản lý thu chi điện nước tòa nhà.
• Chăm sóc khách hàng.
• Tài chính quản lý vận hành.